Opće odredbe o privatnosti
AIFutureHR pristupa obradi osobnih podataka s naglaskom na transparentnost i praktične primjene. Ovaj dokument objašnjava koje podatke prikupljamo, kako ih koristimo u kontekstu razvoja AI rješenja i automatizacije poslovanja, koje sigurnosne mjere primjenjuemo te koja prava i mogućnosti imate kao korisnik. Tekst se temelji na stvarnim scenarijima primjene i primjerima iz projekta kako bi informacije bile jasne i primjenjive.
Definicije
U nastavku su objašnjene ključne definicije koje koristimo u ovoj politici kako bi opis procesa bio konzistentan kroz primjere i scenarije implementacije.
Prikupljanje podataka
AIFutureHR prikuplja podatke putem izravnih unosa korisnika, automatiziranih alata za analitiku i u sklopu izvođenja pilotskih projekata. U nastavku su navedene vrste podataka razdvojene prema načinu prikupljanja.
Podaci koje korisnik daje
Podatke koje izravno dostavite koristimo isključivo radi pružanja usluga, izrade analiza i komunikacije o projektima. Primjeri uključuju:
- Kontakt podaci: ime, pozicija, e-mail adresa i poslovni broj telefona za potrebu koordinacije projekta
- Podaci o poslovnim procesima: opisi procesa, dokumenti, obrasci i interne procedure potrebne za izradu scenarija automatizacije
- Podaci za pristup sustavima (dostupno samo uz pisani pristanak i sigurnosne mjere)
- Povratne informacije i rezultati testiranja tijekom pilot projekata
- Podaci potrebni za ugovaranje usluga i administrativnu komunikaciju
- Neosjetljivi poslovni podaci koji pomažu u modeliranju i optimizaciji radnih tokova
Podaci prikupljeni automatski
Dio podataka prikupljamo automatski tijekom upotrebe web stranice i alata za analitiku kako bismo poboljšali uslugu i identificirali obrasce korištenja.
- Tehnički podaci: IP adresa (anonimizirana gdje je moguće), vrsta preglednika, vrijeme pristupa
- Podaci o upotrebi: stranice koje posjećujete, trajanje sesije i klikovi vezani uz sadržaj
- Podaci o greškama i performansama sustava za potrebe dijagnostike
- Anonimizirani podaci o korištenju AI alata u pilot projektima za interne analize performansi
- Podaci iz logova sustava potrebni za sigurnosnu reviziju
- Podaci kolačića koji poboljšavaju iskustvo korisnika na webu
Podaci dobiveni od trećih strana
Povremeno primamo podatke od partnera i pružatelja usluga uz vaš pristanak ili temeljem ugovornih obveza. Ti podaci se koriste u skladu s ovim pravilnikom.
- Podaci od tehnoloških partnera potrebni za integraciju rješenja (npr. API podaci, tehničke konfiguracije)
- Anonimizirani skupovi podataka od vanjskih dobavljača za treniranje modela gdje je to dogovoreno
- Podaci iz usluga analitike trećih strana radi praćenja posjećenosti weba
Svrhe obrade
Podatke obrađujemo za nekoliko jasno definiranih svrha, uvijek s fokusom na primjenjive scenarije i korisne ishode za poslovne procese.
- Provođenje analiza i izrada prijedloga automatizacije na temelju stvarnih poslovnih slučajeva
- Razvoj, testiranje i optimizacija AI modela unutar dogovorenih projekata
- Upravljanje korisničkim računom i podrška tijekom pilotiranja i implementacije
- Sigurnosna analiza i otklanjanje kvarova temeljem logova i dijagnostike
- Komunikacija vezana uz projekt, uključujući obavijesti o promjenama i rezultate testova
- Izdavanje računa i vođenje administrativne dokumentacije
- Poboljšanje usluge kroz anonimne analize korištenja i izvedbe modela
- Poštivanje zakonskih obveza i odgovor na pravne zahtjeve
Pravni osnov za obradu
Obrada osobnih podataka temelji se na jednoj ili više od sljedećih pravnih osnova, ovisno o prirodi podataka i svrsi obrade.
- Sukladnost s ugovorom ili poduzimanje radnji prije sklapanja ugovora (npr. priprema ponude, pilot projekti)
- Pristanak korisnika za specifične aktivnosti obrade koje nisu nužne za izvršenje ugovora
- Zakonite obveze (npr. računovodstveno izvještavanje)
- Legitimni interesi AIFutureHR-a u zaštiti sustava, održavanju kvalitete usluge i sprečavanju zlouporabe, uz procjenu rizika za prava pojedinca
Prava prema GDPR-u
Korisnici imaju prava prema Općoj uredbi o zaštiti podataka (GDPR). U nastavku su navedena osnovna prava i kako ih možete ostvariti u praksi kroz primjere zahtjeva.
- Pravo na informacije: imate pristup informacijama o tome koje podatke obrađujemo i zašto
- Pravo na ispravak: mogućnost ispraviti netočne podatke koji utječu na projektne rezultate
- Pravo na brisanje ('pravo na zaborav') u slučajevima kada obrada nije nužna za ispunjenje ugovora ili zakonskih obveza
- Pravo na ograničenje obrade u situacijama spora oko točnosti podataka
- Pravo na prenosivost podataka za tehničke i upravne potrebe pri prelasku na drugog dobavljača
- Pravo na prigovor na obradu podataka u svrhe izravnog marketinga ili legitimnih interesa, uz opis praktičnog postupka za podnošenje prigovora
Dijeljenje podataka
Podatke dijelimo samo s trećim stranama koje su nužne za izvršenje usluga ili na temelju zakonskih zahtjeva. Dijeljenje se uvijek dokumentira i prati kroz ugovorne obveze o zaštiti podataka.
- Tehnološkim partnerima koji obavljaju hosting, integracije i podršku (uz ugovorne mjere zaštite)
- Savjetnicima i vanjskim stručnjacima koji sudjeluju u analizi i optimizaciji procesa, samo uz potreban pristup i povjerljivost
- Računovodstvenim i administrativnim servisima za potrebe fakturiranja i izvještavanja
- Sudskim i državnim institucijama u slučaju zakonskog zahtjeva
- Anonimiziranim analitičkim partnerima za istraživanje i razvoj, kada je to dogovoreno
- Pružateljima usluga sigurnosti i revizije za potrebe zaštite sustava
Međunarodni prijenosi podataka
Ako je prijenos podataka izvan EGP-a nužan za pružanje usluge, provodimo pravne i tehničke mjere kako bismo osigurali odgovarajuću razinu zaštite podataka. To uključuje ugovorne klauzule i provjere pouzdanosti partnera.
Mjere uključuju standardne ugovorne klauzule EU, procjene zaštite podataka kod primatelja i primjenu dodatnih tehničkih kontrola poput enkripcije.
Razdoblje čuvanja podataka
Podatke čuvamo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhe za koje su prikupljeni, uzimajući u obzir zakonske obveze i operativne potrebe iz projekata.
Podaci o računu i ugovornim obvezama čuvaju se u skladu s računovodstvenim propisima i internom politikom, obično minimum 5 godina ili dulje ako to nalažu zakoni.
Komunikacija i poruke povezane s projektom čuvaju se onoliko dugo koliko je potrebno za administrativne i projektne potrebe, te se periodično arhiviraju.
Sistemski logovi i zapisi o korištenju čuvaju se za vremensko razdoblje koje omogućuje dijagnostiku i sigurnosne provjere te se anonimiziraju kad je moguće.
Na zahtjev korisnika razmotrit ćemo brisanje podataka u skladu s pravnim osnovama obrade i potrebom za čuvanjem podataka zbog zakonskih obveza ili tekućih projekata.
Sigurnost podataka
AIFutureHR primjenjuje tehničke i organizacijske mjere kako bi smanjio rizik neovlaštenog pristupa, gubitka ili zlouporabe podataka. Sigurnosne prakse opiru se stvarnim scenarijima implementacije i redovitim revizijama.
- Enkripcija podataka u prijenosu i, gdje je primjenjivo, u mirovanju
- Kontrola pristupa temeljena na ulogama i najmanjem potrebnom pristupu za izvršenje zadataka
- Redoviti sigurnosni auditi, sigurnosne kopije i testiranja oporavka od incidenata
Prava korisnika i kako ih ostvariti
Da biste ostvarili svoja prava ili postavili pitanje vezano uz ovu politiku, obratite nam se putem navedenih kontakata. Za konkretne slučajeve bit će primijenjen praktičan scenarij rješavanja u suradnji s vama.
- Pravo pristupa: imate pravo zatražiti potvrdu koje osobne podatke obrađujemo i kopiju tih podataka.
- Pravo ispravka: možete zatražiti ispravak netočnih ili nepotpunih osobnih podataka.
- Pravo na ograničenje obrade: u određenim okolnostima možete zatražiti ograničenje obrade vaših podataka.
- Pravo na prenosivost podataka: možete zatražiti da vam ili drugom pružatelju podataka dostavimo strukturirane podatke u čitljivom obliku.
- Pravo na brisanje: u zakonitim slučajevima možete tražiti brisanje vaših osobnih podataka iz naših sustava.
- Pravo prigovora: imate pravo prigovoriti na obradu podataka u svrhe izravnog marketinga ili kad je obrada zasnovana na našem legitimnom interesu.
- Pravo podnošenja žalbe: ako smatrate da su vaša prava povrijeđena, možete se obratiti nadzornom tijelu ili kontaktirati AIFutureHR radi rješavanja pritužbe.
- Pravo povlačenja pristanka: gdje se obrada temelji na privoli, možete u bilo kojem trenutku povući pristanak za daljnju obradu.
Kako ostvariti prava vezana uz privatnost
Za ostvarivanje prava pošaljite zahtjev na e-adresu ili poštom na našu adresu. U zahtjevu naznačite koje pravo želite koristiti i priložite identifikacijski dokument ako je potreban radi provjere. AIFutureHR razmatra svaki zahtjev pojedinačno, uzimajući u obzir sigurnost i zakonske obveze obrade podataka.
info@AIFutureHR.pro
Odgovorit ćemo na vaš zahtjev u roku propisanom zakonodavstvom, najčešće unutar 30 dana od prijema, uz moguće produljenje u složenim slučajevima s pravodobnim obaviještenjem.
Upotreba podataka u marketinške svrhe
AIFutureHR može koristiti kontakt podatke za slanje informacija o uslugama, događajima i stručnim materijalima ukoliko ste izrazili privolu ili postoji drugi pravni osnov. Komuniciramo relevantne primjere primjene AI u poslovanju, studije slučaja i pozive na radionice koje mogu pomoći u donošenju informiranih odluka.
Ako ne želite primati promotivne poruke, možete se odjaviti putem linka u svakoj poruci ili poslati zahtjev na našu e-poštu. Odjava će biti obrađena bez nepotrebnog odgađanja.
Podaci o maloljetnicima
Naše usluge nisu namijenjene prikupljanju podataka o djeci mlađoj od 15 godina bez suglasnosti roditelja ili skrbnika. Ako saznamo da su prikupljeni podaci maloljetne osobe bez odgovarajućeg pristanka, poduzet ćemo korake za uklanjanje tih podataka u skladu sa zakonom.
Poveznice na treće strane
Stranice AIFutureHR mogu sadržavati poveznice na web-mjesta trećih strana radi dodatnih resursa ili alata. Nismo odgovorni za sadržaj ili prakse privatnosti tih stranica. Preporučujemo da pregledate izjave o privatnosti svake povezane stranice prije dijeljenja osobnih podataka.
Promjene u politici privatnosti
AIFutureHR može povremeno ažurirati ovu politiku kako bi odražavala promjene u praksi obrade ili zakonskim zahtjevima. Važne promjene bit će istaknute na web-mjestu AIFutureHR.pro i po potrebi poslane registriranim korisnicima.